Зөв харилцах имэйлийг илгээх
И-мэйл бол хүмүүст бичсэн харилцааг илгээх гол арга замуудын нэг бөгөөд өөрчлөгдөх магадлал багатай юм. Энэ нь хялбар, хурдан бөгөөд тамга шаарддаггүй.
Залхуу гэдэг нь шуудангаар захидал эсвэл хариу авахын тулд долоо хоногоос дээш хугацаа хүлээх ёстой өдрүүд юм. Шуудангийн албанаас яаралтай гүйлгээ хийхийн тулд дугтуйг жинлэн авч, үнэт цаас, захидал авахад хангалттай марк авах шаардлагагүй. Үнэндээ олон хүмүүс дугтуйг хаяж , АНУ-ын шуудангаар дамжуулан захидал илгээсэнгүй.
И-мэйл нь хувийн болон бизнесийн аль алинд нь харилцах хамгийн хялбар, хурдан арга замуудын нэг болсон. Энэ нь АНУ-ын Шуудангийн Үйлчилгээний тасралтгүй үйл ажиллагаа нь бизнест үлдэх арга замыг хайж олоход хэцүү болж байгааг харуулж байна.
Ийнхүү Netiquette гэх мэтийн имэйлийн ёс зүй нь өнөөгийн соёлын хувьд халуун сэдэв юм. И-мэйлийг америкийн хүн амын өргөн хэсэгт өдөр бүр илгээдэг. Ихэнх бизнес эрхлэгчид өдөрт ажиллагсадтайгаа имэйлээр холбогддог. Бараг бүх өрх наад зах нь нэг интернетэд холбогдсон компьютер байдаг бөгөөд эдгээр өрхүүд нь ээж, хүүхэд, хүүхэд, өсвөр насныхан, магадгүй бүр эмээ өвөө, тэдгээрийн ихэнх нь и-мэйл хүлээн авч, илгээдэг.
Бид бичил долгионы, интернетийн хөтөч нийгэмд амьдардаг бөгөөд хэн ч энэ нь илүү их дотно бөгөөд хувийн байсан ч гэсэн урт үсэг бичих цаг гаргадаггүй. Цахим шуудан нь эмгэн мэйлээс илүү сайн ажилладаг олон тохиолдол байдаг.
Э-мэйлийн тэмдэглэл хөтөлж байхдаа зарим ёс зүйн дүрмийг баримтлах хэрэгтэй.
- Бэлтгэх. Та и-мэйл бичиж эхлэхээсээ өмнө, энэ нь эхний тэмдэглэл эсвэл хариу үйлдэл юм уу, та өөрөө харилцах хүсэлтэй байгаагаа өөрөөсөө асуугаарай. Товчоор хэлэхэд, таны бичих зорилго юу вэ? Та мэдсэнийхээ дараа та дууссан имэйлийг уншиж дуусгахын тулд илгээнэ үү. Хэрэв энэ нь анги дэвшүүлсэн бол түүнийг илгээж болно; Хэрэв текст нь эргэлзээтэй, хатуу, эсвэл тодорхойгүй бол та дахин эхлэх хэрэгтэй байж магадгүй.
- Харилцах. Та энэ имэйлийг хүлээн авах бодит хүмүүстэй харилцаж байгаа гэдгээ санаарай. Үүнийг санахын тулд хүнийг нэрээр нь нэрлэж , хүндэтгэлтэй хандах хэрэгтэй. Хэрэв энэ нь хүлээн авсан имэйлд хариу үйлдэл болсон бол тэмдэглэлд эрт орсон аливаа асуулт, хүсэлтийг шийдвэрлэхэд цаг хугацаа хэрэгтэй.
- Амьсгалж байна. Бид бүгд өөрсдийгөө тайвшируулахаасаа өмнө бүгдээрээ буруутай байсан. Хэрвээ танд ичиж байгаа и-мэйл хүлээн авбал, ямар ч хариу үйлдэл үзүүлэхгүй. Өндөр хурдны замыг аваад, хүлээн авсныг хүлээн зөвшөөрч хариу өгөх эсвэл хариулахаас өмнө хариу авахын тулд хариулах боломжтой болно. Та хэзээ ч уур хилэнгээрээ имэйл (эсвэл бусад төрлийн харилцаа) хариу өгөхийг хүсэхгүй байна. Бид уурлаж байхдаа бидний хэлэх шаардлагагүй эсвэл хэлэх шаардлагагүй зүйлсийг хэлэх хандлагатай байдаг. Таны и-мэйл илгээгдсэний дараа энэ нь мөнхөд гарч ирдэг гэдгийг санаарай.
- Ил тод байх. Таны субьект нь яагаад таныг яагаад холбоо барих хаягтай жинхэнэ төлөөлөл байх ёстой. Захидлын сэдэвтэй холбоотой өгүүлбэрүүдийг ашиглана уу. Бизнес эсвэл хувийн имэйлийг зохиож байгаа эсэх нь үнэн юм. Жишээ нь, та ирэх долоо хоногт очсон тухай ээждээ имэйл бичиж байгаа бол, таны субьект нь "Таны айлчлал" гэх мэт зүйлийг унших хэрэгтэй.
- Судалгаа. Хэрэв та бизнесийн холбоонд и-мэйл явуулж байгаа бол түүний нэр, нэрийг ашиглах нь зохистой. Судалгаа хийж, хүлээн авагчийг зөв бөглөнө үү. Компанийн ерөнхийлөгч ноён Тейлор эсвэл Ерөнхийлөгч Тейлор гэх мэт асуудлыг шийдвэрлэх боломжтой.
- Алдаа шалгах. Та бичгээр харилцаж байх үед алдаа шалгахын тулд ашиглах нь чухал байдаг. Та алдааг дүүргэсэн тэмдэглэл илгээх үед энэ нь та нарыг уйтгартай, эсвэл нарийвчлан анхаарч үздэггүйг илэрхийлдэг. Шалгаж шалгаж үргэлжлүүлэн ажиллуулах эсвэл автомат засах програм ашигла. Тэгээд дараа нь дахин уншаарай. Таны хэрэглэхийг хүссэн үгнүүд өөр өөр зүйл рүү автоматаар залруулга хийгдээгүй эсэхийг шалгаарай.
- Proofread. Та илгээхээр төлөвлөж буй аливаа имэйлийг хурдан шуурхай уншихын тулд шаардлагатай хэдэн цөөн хэдэн секунд, минутыг шаардлагатай болгох хэрэгтэй. Энэ удаад ямар нэгэн эвгүй өгүүлбэрийг засварлах эсвэл алга болсон цэг таслалыг байрлуулах.
- Аяны талаар үзэх. Заримдаа имэйл тань таны хүссэнээс өөр байж болно. Таны имэйлийн текст нь маш чухал бөгөөд таны мессежийн нэгэн адил чухал юм. Энэ нь бичгээр ярьдаг учраас та өөрийн аяыг тааламжтай бөгөөд энэ нь таны хэлэхийг хүсч буй жинхэнэ төлөөлөл гэдгийг батлах ёстой. Хүлээн авагч тань дуунаасаа инээмсэглэж сонсох эсвэл нүүрэндээ инээмсэглэлийг хардаггүй гэдгийг санаарай. Хэрвээ та бичсэн зүйлээ бүгдийг нь тайлбарлахыг хүсэхгүй бол ямар ч хэлээр буруу ойлгогдож магадгүй имэйлд хэлэхээс зайлсхийх хэрэгтэй.
- Богино, амттай байгаарай. Та имэйлээ романаа бичихийг оролдож үзээрэй. Ихэнх хүмүүс цахим шуудангаар ихийг уншихыг хүсэхгүй байна. Хэрэв имэйл нь заавал урт бол гол хүлээн авагчдад анхаарлаа хандуулах, bullet point буюу сэдэвийг нээлтийн догол мөрийг нэгтгэн оруулахад туслахыг оролд.
- Сайн харилцах. Та уншигчдаа эргэлзүүлэхийг хүсэхгүй байгаа тул бичсэн зүйлээ тодорхой бөгөөд товчхон бичээрэй. Хэрэв та найзаа имэйлээр илгээж байгаа бол таны бичсэн хэв маягт илүү энгийн байж болно. Гэсэн хэдий ч хэрэв энэ нь бизнесийн харилцаа юм бол зохих дүрмийг хэрэглэж, тэмдэглэгээ, эмэгдлийг хэрэглэхээс зайлсхийж мэргэжлийн хувьд бага зэрэг харагдана.
И-мэйл холбоо маш их алдартай. Алтан дүрэмд орох цаг гарга. Тэгвэл та цэвэр өнгөлсөн торгомсог толиор урагшлах болно.
Дебби Майне зассан