01 - 07
Хэрхэн ажиллана гэдгээ хадгалах баримт бичгийг хэрхэн бүрдүүлэх вэ?
belchonock / Getty Images Бэрхшээл үнэхээр бодитой байдаг: цаас, цаасны эвдрэлийг удирдах нь нүх юм. Тийм учраас та үнэхээр хэрэглэж болох хялбар, боломжтой гэрийн файл системийг бий болгох нь яагаад чухал юм. Өнөөдөр бид үүнийг хийх болно.
Зорилго
Амьдралын үлдсэн хугацаанд гэртээ анхдагч системийг хэрхэн байгуулах талаар сурах. Амьдралын хэв маягийг өөрчлөхөд уян хатан байх хэрэгтэй бөгөөд үүнийг энгийн болгох хэрэгтэй.
Юу хэрэгтэй байна
- Бүртгэлийн кабинет буюу файлын хайрцаг
- Файл хавтас (би дээрх өнгийн зургуудыг дуртай)
- Ширээний файлын эзэмшигч
- Шерер
- Дахин боловсруулах хогийн сав
- Файл хавтас
- Шошго үйлдвэрлэгч буюу үзэг
Хугацаа
Энэ бол амралтын өдрүүд. Үүнийг ажил дээрээ удаан хугацаагаар хичээллэсний дараа оройн цагаар ажиллуулахыг зөвлөж байна. Бямба, Ням гарагийн өглөө аяга кофе, цайгаар зэвсэглэ, үүнийг хийж болно.
07
Бүгдийг нэг дор цуглуул
Steve Heap / Getty Images Гэрийн файлын системийг үүсгэх эхний алхам бол таны бүх файл, баримтуудыг нэг зайд оруулахын тулд та ангилж, дахин боловсруулж, жижигрүүлж болно. Нэг цэг дээр бүгдийг нь дараах давуу талтай байдаг:
- Энэ нь таны даалгавар дээр анхаарлаа төвлөрүүлэх болно. Хэрэв та оролдвол (жишээ нь бөглөх гэх мэт) төөрөлдөж, өөр нэг шинэ төсөл дээр ажиллах ямар нэгэн шалтгааны талаар даалгавраа биелүүл. Хэрвээ таны бүх хангамж (энд жагсаагдсан) болон таны бүх баримт бичигт нэг газар байгаа бол та ямар ч шалтаг байхгүй, харин ухах хэрэгтэй.
- Та илүү нарийвчлалтай байх болно. Гэрээсээ урагшлах нь та өрөөнд байгаа цаасны мартагдсан давтагдашгүй олдворыг олохоос хэдхэн долоо хоногийн дараа даалгавраа давтан хийх шаардлагагүй гэсэн үг юм.
Баримт бичгүүдийг хайх цөөн хэдэн газрууд (танай жирийн ширээ шүүгч, файлын шүүгээ, мэйл овоооос бусад):
- Зочны өрөө. Амьд өрөөнд цаасан дээр овоолох хандлагатай байдаг. Учир нь тэд юу хийхээ мэдэхгүй байдаг. Тиймээс та миний захидалдаа юу хийхээ мэдэхгүй байна.
- Багууд . Багийн ажил, уут, цүнх, цүнх, цүнх.
- Гал тогоо. Цаас овоолго гал тогоонд төгсгөлийн арга зам бий. Яагаад гэвэл гал тогооны өрөө нь хаалгаар ороход бидний хамгийн эхний байранд ордог.
Тиймээс бүх баримтаа цуглуулж, дараа нь ...
5 овоолго үүсгэж болох хатуу гадаргуутай сайн цэгийг сонго. Энэ нь гал тогооны ширээ, зочны өрөө, ширээ эсвэл ширээ байж болно. Хэрвээ танд хангалттай хэмжээний гадаргуу байхгүй бол шал нь бас ажилладаг.
Хэрэв та олон тооны баримт бичиг олдвол овоолго, хогийн сав зэргийг ашиглаж болно. Өнгөрсөн жилийн татварын буцаалтыг "дахин боловсруулах" хайрцагт оруулан санамсаргүй байдлаар шидсэн мэт алдахаас зайлсхийхийн тулд тэдгээрийг салгаж, алдаа гаргахаас зайлсхий.
03 - 07
Таван төрөлд багтсан баримт бичгүүдийгээ тусад нь салга
Бүх баримт бичгүүдийг таван ангилалд хувааж болно. Фото / Getty Одоо бизнес эрхлэх цаг боллоо. Та цаас бүр дээр хүрч, шийдвэр гаргах хэрэгтэй болно.
Дүрэм: Та цаас бүрийн талаар шийдвэр гаргах ёстой . Энэ нь дараах таван төрөлд хуваагдах болно:
Ажиллагаа: Та баримтаа барьж, дараа нь устгах хэрэгтэй. Үүнийг "Өрх" гэж дор үзүүллээ. Өрхийн бичиг баримтыг байнга гаргадаг, Үйл ажиллагааны файлуудыг нэг удаа ашиглах ба дараа нь устгах болно.
Жишээ нь: урилга, зогсоолын тасалбар, томилолтын сан, гэрийн даалгавар, төлбөр тооцоо гэх мэт.Архитектур: Баримт бичигт оруулахад шаардлагатай баримт бичиг, гэхдээ та жилд хоёроос дээш удаа лавлах эсвэл ашиглах шаардлагагүй.
Жишээ: татварын тайлан, эрүүл мэндийн бүртгэл, эрдэм шинжилгээний бүртгэл, тангарагтны татвар, үйл ажиллагаа, түрээс, гэрээ гэх мэт оролцсон нотолгоо.Өрх: Эдгээр нь таны байшин (болон амьдрал) -ийг ажиллуулахын тулд хэрэглэдэг баримт бичиг юм.
Жишээ нь: купон, жор, хэрэглэгчийн гарын авлага, энэ жилийн татваруудын орлого, удахгүй болох аялалын бичиг баримт гэх мэт.Дахин боловсруулах: Дээрх ангилалд багтахгүй, хувийн мэдээлэл агуулаагүй баримт бичиг, баримт бичиг.
Жишээ нь: Тасалбар шуудан, сонирхолгүй болсон семинараас ажлын хуудас, сонин, сэтгүүл, хуучин гэрийн даалгавар хэрэггүй, дугтуй гэх мэт.Shred: 1-3 ангилалд багтахгүй баримт бичиг, баримт бичиг боловч хувийн мэдээллийг агуулдаг.
Жишээ нь: Кредит картын санал, хуучин банкны мэдэгдэл, үнэт цаас гэх мэт.
04 - 07
Declutter + Илгээх баримтууд болон файлуудаа танд хэрэгтэй биш байна
dra_schwartz / Getty Images Таны хамгийн том овоо дахин боловсруулах болно. Эхлээд дахин боловсруулаарай. Энэ объект нь аль болох хурдан цаасныхаа хэмжээг багасгах явдал юм.
Дараа нь хэрчигчийг жижигрүүлэх - энэ нь таны нэр, хаягаас илүү таныг таньдаг аливаа зүйлийг агуулна.
Өөрөөр хэлбэл Container Store-ээс таны ID дугаартай Roller нь таны жижиглэсэн саатал өвчтэй хүмүүст маш үнэтэй, маш практик байдаг. Ингэснээр та өөрийн ID дугаараа давтаж, имэйлийг дахин боловсруулах болон жижигрүүлэхийн оронд хувийн мэдээллээ баримтжуулах боломжтой.
Одоо та хогийн савыг хаячихсан, системийг эхлүүлэх цаг болжээ:
- Хэрэглэхэд хялбар, тиймээс та үүнийг ашиглах болно;
- Амьдралын өөрчлөлт, шинэ төслүүдийг хэрэгжүүлэхэд хангалттай уян хатан байх; мөн,
- Хэрэв та ямар нэг зүйлийг хурдан олох хэрэгтэй бол түүнийгээ олж аваарай.
Үзэсгэлэнт гоо үзэсгэлэн бол та эдгээр категориудыг гэр орондоо болон оффисийн дотроос орж ирдэг цаасны тооноос хамааран эдгээр ангиллыг эвдэж болно.
05 - 07
Нүүр хуудасныхаа системд зориулсан архивын файлыг тохируулна уу
Carolyn Hebbard / Getty Images Архивын файлд аль баримт бичигт орохыг шийдэх нь маш хялбар юм. Эдгээр нь таны эзэмшдэг хамгийн чухал баримт бичиг юм. Энэ нь та болон танай гэр бүл оршин тогтнох, татвараа төлөх, гэр орон, машинаа төлөх, коллежоо төгссөн, гадаад улсаасаа гадаад паспорт, визээр зорчих боломжтой. Хэрэв та бизнес эрхлэгч эсвэл нэгээс олон өмч байвал энэ файл бүр илүү том болно.
Энэ файлд хадгалах үндсүүдийн жагсаалтыг энд оруулав:
- татварын өгөөж
- эмнэлгийн бүртгэл
- академик бүртгэл
- Та тангарагтны үүргийг гүйцэтгэсэн гэдгээ баталсан
- үйлс
- түрээс
- гэрээнүүд
- паспорт
- тийм болохоор аюулгүй байдлын картууд
- хөдөлмөр эрхлэлтийн бүртгэл
- баптисмын гэрчилгээ
- амьдралын даатгал / тэтгэврийн бичиг баримт
Эдгээр баримтуудыг хаяглагдсан фолдер дахь файлын хайрцагт хадгалах хэрэгтэй. Аюулгүй байдлыг хангах үүднээс "эд зүйл" олж авахаасаа өмнө галд тэсвэртэй хайрцаг худалдан авах талаар бодоорой.
Таны байнга ашигладаг файлуудыг (жилд хэд хэдэн удаа) хадгал. Энэ орон зайг хэт зохион байгуулахыг хүсч байгаа тул та хэтэрхий тодорхой болвол үнэндээ тэдгээрийг олоход илүү хэцүү болдог. Ерөнхийдөө, хэрэв та Архивын файлд нуусан бол үнэхээр цаасан дээр үнэхээр хэрэгтэй цаасыг аль болох хялбар болго.
Миний ангиллууд:
- Академик
- Машин
- Ажил эрхлэлт
- Санхүү
- Эрүүл мэнд
- ID
- Даатгал
- Үл хөдлөх хөрөнгө
Тэдгээрийг үсгээр эрэмбэлэх боловч ID файлыг өмнө нь хадгал. Энэ нь таны төрсний гэрчилгээ, паспорт, нийгмийн хамгааллын карт, баптисмын гэрчилгээтэй холбоотой зүйлс. Энэ нь мөн гэрлэх зөвшөөрлийг нь хадгалах ёстой газар юм.
Эдгээр баримтуудыг хадгалахын тулд 50 доллараас багагүй Өндөр Аюулгүй Байдлын Тооцооны Шигтгээ нь маш их үнэ цэнэтэй *. Өөр нэг сонголт бол Өндөр аюулгүй байдлын бичвэрийн хайрцаг юм. Энэ нь эмнэлгийн тусламжийн зориулалтаар хийгдсэн боловч маш олон цаасыг хялбархан барьж чаддаг.
Та өөрийн өөрийн DIY-г өөрийн файлыг үүсгэж болно, эсвэл та FileSolutions Home Filing System-г ашиглаж болно.
* Хэрэв та эдгээр файлуудыг алдвал, та бүртгүүлэгчид, хот / тосгоны бичиг хэргийн ажилтнууд, академийн байгууллагууд гэх мэт хуулбарыг авахын тулд илүү их мөнгө төлөх болно. Ингэснээр $ 50 нь ухаалаг хөрөнгө оруулалт юм.
06 - 07
Өрхийн файлыг зохион байгуулах
Sappington Todd / Getty Images Гэрийн файлдаа юу хадгалах хэрэгтэй вэ: Ирээдүйд танд хэрэгтэй бүх зүйл, гэхдээ яг одоо арга хэмжээ авах шаардлагагүй бөгөөд энэ нь таны Архивын файлд хамаарахгүй. Гэрийн файлаа (Өрхийн ажилд авдаг ном гэж нэрлэдэг) жишээ болгон ашиглахын тулд энэ файлд юу хадгалах, юу хийхээ мэдэхгүй илүү сайн санаа олж авна.
Эхлээд файлын хайрцаг эсвэл биний оронд би боодлыг бүдгэрүүлж дараа нь купон болон бэлэг карт гэх мэт зүйлсийг дэлгүүрт хадгалах боломжтой болсон. Та энэ холбогчийг ашиглаж болно.
- Купон / Бүлэг
- Бэлгийн карт
- Ирэх аялал / аялалын баримт бичиг
- Би ирүүлсэн репозит ба буцааж авахыг хүлээж байна
- Том тавилгатай эд зүйлсийг тавилга, том тавилга гэх мэт орлого
- Бүх шагнал урамшууллын картынхаа халаасанд бай
- Таны ажиллаж буй төслүүдийн тэмдэглэл, лавлах материал
- Жор *
- Татвар төлсөн баримт
- Машин / гэр / даатгалын гэрээний даатгал
Магадгүй эдгээрийн ихэнхийг нь Evernote данс руу харж магадгүй, гэхдээ танд хэрэгтэй үедээ үүнийг дахин хэвлэх хэрэгтэй болж байгаа тул энэ дэвтэрт оруулаад үүнийгээ Өрхийн Дасгалын ном гэж нэрлэе.
* Та хэзээ нэгэн цагт эргэн ирэхийг хүсч буй жороор тусдаа файл хадгал.
07-ийн 07
Үйлдлийн файлыг тохируулна уу
Utamaru Kido / Getty Images Үйлдлийн файл бол таны авах арга хэмжээ юм. Тогтмол эсвэл урт хугацаанд (нэг сарын хугацаанд) гаргах шаардлагатай баримт бичиг, баримт бичиг нь таны өрхийн файлд хамаарах магадлалтай.
Үйл ажиллагааны файлууд нь:
- Нэг удаа ашиглах, дараа нь хаях; эсвэл,
- Үйлдлийг хийхээр хүлээж буй файлууд.
Эдгээр баримтуудыг хадгалах хайрцаг ашиглана уу, ялангуяа бид энэ хайрцгийг санал болгодог. Энэ нь гялалзсан өнгө бөгөөд учир нь улбар шарыг сонгох ба энэ нь долоо хоногт ядаж нэг удаа хайрцганд дамжих болно. Энэ нь таны Шигтгээ мэйлийг удирдахад тус дөхөм болно.
Юу хийх вэ?
Ирж буй имэйл:
- Мэйлээр хүлээн авсан бүх зүйл энэ файлд орно
- Цаасан цаасан дээр хэн нэгэн хүн цаасан дээр гартаа барьж, гартаа барина
Хуанлийн зүйл:
- Ирж буй үйл явдлуудын урилга, тэдэнтэй хамт ирсэн чиглэл, хариултын картууд
- Төлбөр хийх, дараа нь жижиглэн худалдаалах, дахин боловсруулах
- Зөвшөөрөл олгох хуудас
- Томилолтын санамж
Төлөх зүйл:
- Төлөх байрны тийз
- Төлбөр төлөх үнэт цаас
Миний хүлээж буй зүйлс:
- Таны буцаж ирэхээр шийдсэн тохиолдолд саяхан та худалдаж авсан зүйлсийнхээ орлого. Жишээлбэл, хэрэв та Амазоноос багцыг авбал бүтээгдэхүүнийг ажиллуулахгүй бол та энэ саванд баглаа боодлыг хаях болно. Таны хүлээн авсан бусад багцад тохируулсан.
- Таны хүлээж байгаа бүх зүйлсийн орлого. Жишээ нь, хэрэв та даатгалын компанидаа хуулийн дагуу өргөдөл гаргаж, нөхөн олговор хүлээж байгаа бол энэ файлд орно. Хэрэв та ямар нэгэн зүйл буцааж өгч байгаа бөгөөд буцаан олголтыг таны банкны мэдэгдэл эсвэл кредит картын дансанд оруулбал энэ хайрцагт орно.
Та энэ файлыг олон категорид хувааж болно, гэхдээ энэ хайрцган доторх бүх зүйлийг шидээд дараа нь долоо хоногт хоёр удаа, гурав дах удаагаа өнгөрөөдөг. Тухайн үед та дахин хэрэгтэй зүйлээ дахин боловсруулах эсвэл жижигрүүлэх, Архив эсвэл Өрхөд хамаарах зүйлсийг бүртгэх, хариу өгөхөд шаардлагатай аливаа арга хэмжээг авах боломжтой. Зорилго бол энэ файлыг аль болох бага байлгах явдал юм.
Гэхдээ ... трик бол энэ файлыг долоо хоногт ядаж нэг удаа, илүү олон удаа давтах ёстой. Энэ ажлыг Долоо хоног тутмын Зохион байгуулалтанд оруулахын тулд бид энэ ажлыг хамгийн ихээр санал болгож байна. Ингэснээр та харьцангуй бага хэмжээний бичиг баримтыг долоо хоногт нэг удаа хадгалж, хадгалахыг зөвлөж байна.